Nesibaigiantys elektroniniai laiškai, susitikimai, pranešimai telefone ir nuolatinis poreikis priimti sprendimus – daugeliui pažįstama kasdienybė. Kai užduočių sąrašas tik ilgėja, o dėmesys blaškomas kas kelias minutes, net paprasčiausi sprendimai gali pareikalauti daugiau pastangų. Vis dėlto specialistai primena, kad produktyvumas nebūtinai reiškia gebėjimą atlikti kuo daugiau darbų. Kartais svarbiausia – išmokti atsirinkti prioritetus, sumažinti informacinį triukšmą ir pasitelkti technologijas, kurios padeda sutaupyti laiko.
1. Pradėkite nuo mažų žingsnių
Kornelio universiteto mokslininkų skaičiavimai, kad kasdien priimame apie 35 tūkstančius sprendimų, išties gali nustebinti. Tiesa, daugelis jų – smulkmenos, tačiau taip pat sekinančios mūsų energiją. Kad ją taupytų, smegenys linkusios rinktis „saugesnius“ sprendimus arba išvis jų vengti.
Kai kuriems tokia situacija baigiasi perdegimu. Pasaulio sveikatos organizacijos duomenimis, dėl streso ir perdegimo pasaulio ekonomika kasmet praranda produktyvumo, kurio vertė siekia 1 trilijoną JAV dolerių (apie 920 mlrd. eurų). Pietų Korėjos filosofas Byung-Chul Hanas rėžė dar stipriau – esame „nuovargio visuomenė“, kuri nuolat spaudžia save ir tampa išsekusi be jokios išorinės prievartos.
Vienas paprasčiausių būdų sumažinti įtampą – dideles užduotis suskaidyti į mažesnius, lengviau įgyvendinamus žingsnius. Pavyzdžiui, užuot valandų valandas svarstę apie sudėtingą projektą, pradėkite nuo minčių žemėlapio, veiksmų plano ar svarbiausių prioritetų sąrašo. Svarbiausia – ne iš karto rasti tobulą sprendimą, o žengti pirmąjį žingsnį, kuris padėtų judėti į priekį.
2. Atskirkite reikšmingas žinutes nuo triukšmo
Vienas didžiausių šiuolaikinio darbo iššūkių – ne informacijos trūkumas, o jos perteklius. Elektroniniai laiškai, susirašinėjimo platformos, naujienos ir nuolatiniai pranešimai konkuruoja dėl mūsų dėmesio, todėl susikoncentruoti į vieną užduotį tampa vis sunkiau.
Vadybos konsultavimo įmonės „McKinsey“ duomenimis, beveik pusę savo darbo savaitės praleidžiame tiesiog tvarkydami el. laiškus (28 proc. laiko) ir ieškodami informacijos (19 proc.). Kitaip sakant, dar prieš priimdami realius sprendimus, jau esame praradę kone pusę produktyvaus laiko. Tuomet pradedame nebespėti bei nejučia nervintis.
Susigrąžinti koncentraciją gali padėti ir tinkamai pasirinkti darbo įrankiai. Pavyzdžiui, sulenkiamas „Samsung Galaxy Fold8 Ultra“ išmanusis telefonas su dideliu vidiniu ekranu leidžia vienu metu dirbti su keliomis programėlėmis – peržiūrėti dokumentus, lyginti informaciją ar žymėtis pastabas. Tai ypač naudinga, kai reikia greitai įvertinti kelis informacijos šaltinius ir priimti sprendimą.
3. Paverskite chaosą struktūra
Net ir geriausios idėjos gali pasimesti tarp dešimčių užrašų, susitikimų įrašų ir nebaigtų darbų sąrašų. Problema dažnai slypi ne idėjų trūkume, o gebėjime jas susisteminti ir paversti konkrečiais veiksmais.
Čia vis svarbesnį vaidmenį atlieka dirbtinis intelektas (DI). Užuot rankiniu būdu peržiūrėjus ilgus tekstus ar bandžius prisiminti visus susitikimo akcentus, dalį šių užduočių galima patikėti išmaniesiems įrankiams.
DI funkcijos leidžia apibendrinti užrašus, struktūrizuoti informaciją ir išskirti svarbiausias mintis. Tokios galimybės ypač naudingos dirbant su dideliais informacijos kiekiais arba vienu metu koordinuojant kelis projektus.
„Dirbtinio intelekto vertė atsiskleidžia tuomet, kai jis padeda išspręsti realias kasdienes problemas. Pavyzdžiui, sutrumpina laiką, kurį skiriame informacijos apdorojimui, arba padeda greičiau pasiruošti susitikimui. Sutaupytą laiką galime skirti kūrybiškumui, strateginiam mąstymui ir užduotims, kurioms iš tiesų reikalingas žmogaus dėmesys“, – teigia Eglė Tamelytė, „Samsung“ komunikacijos vadovė Lietuvoje.
4. Komunikuokite užtikrintai ir tiksliai
Ne mažiau svarbu ne tik priimti tinkamą sprendimą, bet ir gebėti jį aiškiai perteikti. Skubant parašytas elektroninis laiškas, dviprasmiška žinutė ar netinkamai pasirinktas tonas kartais gali sukelti daugiau klausimų nei atsakymų.
Ypač tai aktualu profesinėje aplinkoje, kur didelė dalis bendravimo vyksta raštu, o kolegos ir partneriai neretai dirba skirtingose šalyse.
Tokiais atvejais gali praversti DI pagrįsti rašymo įrankiai, kurie padeda koreguoti teksto toną, patobulinti formuluotes ar aiškiau išdėstyti mintis. Nesvarbu, ar ruošiate svarbų laišką klientui, ar norite konstruktyviai pateikti grįžtamąjį ryšį kolegai, kelios papildomos minutės aiškiai komunikacijai gali padėti išvengti ilgų susirašinėjimų ir nesusipratimų.
5. Baimę keiskite į galimybes
Kartais didžiausia kliūtis produktyvumui yra ne darbų gausa, o noras viską atlikti nepriekaištingai. Baimė suklysti skatina atidėlioti sprendimus, pernelyg ilgai analizuoti galimus scenarijus ir abejoti net tada, kai turime pakankamai informacijos.
Vis dėlto ne kiekvienas sprendimas reikalauja išsamios analizės. Kasdienėse situacijose dažnai naudingiau pasirinkti tinkamą kryptį ir prireikus ją koreguoti, nei laukti idealių aplinkybių.
Harvardo verslo mokyklos tyrėjų Teresos Amabile ir Steveno Kramerio nagrinėtas „mažų pergalių“ principas rodo, kad net nedidelė pažanga prasmingame darbe gali turėti teigiamą poveikį motyvacijai ir savijautai. Todėl dienos pabaigoje verta įvertinti ne tik tai, kiek užduočių liko neatlikta, bet ir tai, ką pavyko pasiekti.
Galiausiai technologijos, įskaitant DI funkcijas turinčius išmaniuosius telefonus, gali padėti sumažinti rutininių užduočių naštą. Tačiau svarbiausias pokytis prasideda nuo mūsų pačių įpročių – gebėjimo nusistatyti prioritetus, atsisakyti nereikalingo informacinio triukšmo ir daugiau dėmesio skirti tam, kas iš tiesų svarbu.
About the Author
