Nacionalinė žemės tarnyba (NŽT) atkreipia dėmesį į svarbų elektroninių dokumentų sudarymo reikalavimą.
NŽT nustatė pavienių atvejų, kai juridinių asmenų vardu, dažniausiai matininkų įmonių, teikiami ADOC formato dokumentai buvo sudaryti naudojantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos elektroninių dokumentų sudarymo priemone, skirta fiziniams asmenims. Tokiais atvejais dokumente nurodomi juridinio asmens duomenys (pavadinimas ir kodas), tačiau dokumento metaduomenyse sudarytojo statusas išlieka „Fizinis asmuo“.
Dėl tokio duomenų neatitikimo elektroninis dokumentas neatitinka ADOC specifikacijos reikalavimų. Dokumentų valdymo sistemos negali tinkamai apdoroti tokių dokumentų, todėl jie neužregistruojami ir negali būti nagrinėjami nustatyta tvarka.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad automatinis pranešimas apie elektroninio laiško gavimą patvirtina tik laiško pristatymą į institucijos elektroninio pašto dėžutę. Jei ADOC dokumentas sudarytas netinkamai ir jo metaduomenys neatitinka nustatytų reikalavimų, dokumento registravimas dokumentų valdymo sistemoje gali neįvykti.
Siekiant išvengti tokių situacijų, rekomenduojama juridinių asmenų vardu teikiamus ADOC dokumentus rengti naudojantis juridiniams asmenims skirtomis elektroninių dokumentų sudarymo priemonėmis. Dokumente nurodyti duomenys turi atitikti dokumento metaduomenis.
Nacionalinė žemės tarnyba deda pastangas identifikuoti netinkamai sudarytus elektroninius dokumentus, tačiau dėl jų techninių ypatumų ne visais atvejais tai yra įmanoma. Tokie dokumentai gali nepasiekti dokumentų valdymo sistemos registravimo proceso, todėl NŽT neturi galimybės apie tai informuoti dokumento siuntėjo.
Atkreipiame dėmesį, kad tik gavus automatinį Nacionalinės žemės tarnybos pranešimą apie dokumento užregistravimą, kuriame nurodytas dokumento registracijos numeris, galima būti tikram, kad pateiktas prašymas yra užregistruotas ir bus nagrinėjamas nustatyta tvarka.
Daugiau informacijos apie elektroninių dokumentų sudarymą ir pasirašymą skelbiama Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje.
About the Author
